Tämän on Utran siirtolapuutarhayhdistys ry.n jäsenrekisterin tietosuoja tietosuojaseloste. Katso myös erikseen määritellyt Sivuston tietosuoja sekä Kokon valvontakameran tietosuoja Selostetta kutsutaan myös nimellä ”Seloste henkilötietojen käsittelytoimista” tai ”Rekisteriseloste”.

Rekisterinpitäjän nimi ja yhteystiedot

Utran Siirtolapuutarhayhdistys r.y.
Y-tunnus: 0659778-4
Yhdistyksen postiosoite on puheenjohtajan postiosoite. Yhdistyksellä ei ole muuta olemassa olevaan toimipistettä tai osoitetta.
Sähköposti: utransiirtolapuutarha@gmail.com
Kotisivut: https://utransiirtolapuutarha.com

Tietosuojavastaava

Yhdistyksen sihteeri vastaa tietosuojasta. Tietosuojavastaavan osoite on sihteerin osoite.

Käsittelyn tarkoitus

Yhdistys ylläpitää jäsenistään jäsenrekisteriä, jotta se voi tarjota yhdistyksen sääntöjenmukaisia palveluita jäsenilleen. Jäsenten yhteystietoja käytetään yhdistyksen hallituksen tiedotukseen ja yhteydenpitoon jäsenilleen. Jäsenmaksutietojen avulla pidetään kirjaa vuosittain maksetuista yhdistyksen sääntöjenmukaisista maksusuorituksista. Yhdistyksen vapaaehtoistoimintaan osallistumistiedot ovat peruste osalle sääntöjenmukaisista maksuista.

Rekisteröityjen ryhmät

Yhdistyksen varsinaiset jäsenet sekä ne joista on maksettu palstamaksu. (palstamaksua maksetaan mahdollisesti muista henkilöistä jotka vakituisesti oleilevat puutarhalla käyttäen palveluita)

Henkilötietojen ryhmät

• Yhteystiedot (postiosoite, sähköposti ja puhelinnumero)
• Jäsenmaksutiedot (yhdistykselle vuosittain maksetut ja maksamattomat maksut)
• Yhdistyksen vapaaehtoistoimintaan osallistumistiedot (jäsenten suorittamien talkootöiden sekä huoltovuoron vuosittain)

Vastaanottajaryhmät

Yhdistyksen hallitus sekä yhdistyksen muut erikseen nimetyt vastuu- ja toimihenkilöt.
Yhdistyksen tilitoimisto

Kolmannet maat ja kansainväliset järjestöt, joihin tietoja siirretään

Sähköisesti tietoja säilytetään Googlen sähköisissä palveluissa salattuna, niin ettei siirto tai tietojen luovutus tapahdu. Muuten tietoja ei siirretä kolmansille osapuolille.

Tietojen säilytysajat, tai sen määrittämisen kriteerit

Yhdistys säilyttää rekiasterin tietoja vähintään vuoden ja enintään 5 vuotta sen jälkeen kun jäsenyys on päättynyt. Jäsen voi pyytää jäsenyyden päättyessä yhteystietojen välitöntä poistoa.

Kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Jäsenrekiseriä sekä yhdistyksen muita dokumentteja säilytetään sekä yhdistyksen kotisivupalvelimella, että yhdistyksen Google Drive palvelussa. Google Drive palvelussa dokumenttien omistaja/hallinnointi tilinä on utransiirtolapuutarha@gmail.com . Tätä tiliä ylläpitää ja hallinnoi yksin yhdistyksen sihteeri. Tilin salasanapalautus on liitetty sihteerin henkilökohtaiseen älypuhelimeen.

Lukuoikeuksien jako periaatteet

Sihteeri jakaa lukuoikeuksia tässä selosteessa määritetyissä rajoissa muille yhdistyksen toimihenkilöille sähköisesti Google Driven kautta. Sihteeri ei lähetä rekisterin henkilötietoja muille yhdistyksen jäsenille vaan jakaa ne suoraan Googlelta, jolloin sihteeri myös voi peruuttaa lukuoikeuden milloin tahansa.

Sihteeri vastaa myös joukkosähköpostiviestien lähettämisestä kaikille jäsenilleen niin, ettei jäsenrekisterin yhteystietoja jaeta kaikille.

Kotisivujen jäsenrekisteritoiminnot

Yhdistyksen kotisivuilla pidetään automaattista jäsenkeristeriä, johon yhdistyksen toimihenkilöt tai jäsenet päivittävät tietojaan. Kotisivuilla oikeudet perustuvat käyttäjätunnuksiin ja niihin liitetyihin rooleihin. Yhdistyksen sihteeri vastaa kotisivujen jäsenrekisterin tunnuksista ja niiden oikeuksista.

Kotisivujen käyttöön liittyy oma yleinen tietosuojaseloste, joka löytyy täältä:
Sivuston tietosuoja

Sihteeri vastaa Kotisivujen ja Google Driven rekisterien yhdenmukaisuudesta.

Huomautuksia selosteesta.

Tämä seloste on laadittu https://tietosuoja.fi ohjeiden mukaisesti. Seloste on tarkoitettu Urtran Siirtolapuutarhayhdistyksen omaan käyttöön. Seloste on kuitenkin toimitettava viranomaiselle pyydettäessä.

Tämän dokumentin tiedot

Laatija: Yhdistyksen sihteeri 2021, Lauri Merisaari
Päivitetty: 8.8.2021
Muutoksista vastaa: Utran siirtolapuutarhayhdistys ry. hallitus.

Tämä seloste on laadittu https://tietosuoja.fi ohjeiden mukaisesti. Seloste on toimitettava viranomaiselle pyydettäessä.