Päivitetty 31.7.2021
Huom! Nämä ohjeet sisältävät käytäntöjä, mitkä saattavat muuttua tai eivät sovi uudelle sihteerille. Sihteerin tehtävä onkin kehittää jatkuvasti omaa toimintaansa ja samalla päivittää nämä ohjeet uutta sihteeriä varten.
Sihteeriltä vaadittavat välineet
- Tulostin ja skanneri
- Tietokone (läppäri)
- Internet yhteys
- Älypuhelin, jossa tarvittavat ohjelmat kuten,
Authenticator, OP Pankkiohjelmisto, WhatsUp, Fasebook, S-Business - Verkkopankkitunnukset
Yhdistyksen hallitus hyväksyy kokouksessaan sihteerin kulut. Perinteisesti on hyväksytty tulostinmuste, tulostuspaperi, kirjeidenpostitustarvikkeet ja muita kuluja kuittien perusteella.
Suomen yhdistyslain tuntemisesta on huomattavaa etua, koska osaltaan sihteeri valvoo, että hallitus tekee lain- ja yhdistyksen sääntöjen mukaisia päätöksiä. Tämä ei kuitenkaan ole välttämätön asiat voi oppia nopeasti. Kaikki löytyy netistä:
Kokouspöytäkirjat ja muistiot
Sihteeri huolehtii, että kaikkien yhdistysten kokousten päätökset ja sisältö tulee kirjoitettua kattavasti kokouspöytäkirjoihin. Pöytäkirjat tulostetaan ja allekirjoitetaan. Allekirjoituksen jälkeen pöytäkirja skannataan ja lisätään kotisivujen dokumenttiarkistoon.
Kirjoitan usein seuraavan kokouksen esityslistan ja pöytäkirjan Google Drivelle valmiiksi etukäteen ja merkkaan siihen LUONNOS. Päivitän sitten sisältöä siihen aina kokoukseen saakka. Näin itse kokoustilanteessa on enemmän aikaa kirjata asioita, kun ne ovat jo pitkälti etukäteen kirjoitettu. Kokouksen jälkeen tulostan pöytäkirjan ja pyydän siihen allekirjoitukset seuraavassa kokouksessa.
Lauri Merisaari, sihteeri 2019, 2020, 2021
Hallituksen kokouksissa sihteerillä on tieto yhdistyksen taloustilanteesta ja siitä mitä ja paljonko jäsenten maksuja on vielä saamatta.
Muistio kirjoitetaan mm. kaupungin katselmuksesta ja muista yhdistyksen toimista jotka tapahtuvat hallistuksen kokouksien ulkopuolella. Nämä muistiot sitten täydentävät hallituksen pöytäkirjoja liitteinä.
Yhdistyksen Google tili
Yhdistyksellä on Google tili osoitteella utransiirtolapuutarha@gmail.com , Sihteerin tehtävä on käyttää tätä tiliä virallisena yhdistyksen tilinä. Tilin tietoturva pidetään korkeimmalla mahdollisella tasolla. Kaksivaiheinen kirjautuminen pitää olla kytkettynä ja vahvistus tapahtuu Sihteerin omalla älypuhelimella. Myös tilin palautus puhelinnumerona käytetään sihteerin omaa puhelinnumeroa.
Suositeltavaa on että kun yhdistys tarvitsee tunnuksia ulkopuolisiin internetpalveluihin tunnukset luodaan aina käyttäen tätä Google tiliä. Tämän kaiken tavoitteena on pitää yhdistyksen toiminta internetissä yksissä käsissä silloinkin kun toimihenkilöt vaihtuvat.
HUOM! Kun sihteeri vaihtuu, niin vanha sihteeri luovuttaa tilin salasanan uudelle sihteerille, kytkee kaksivaiheisen kirjautumisen pois sekä vaihtaa tilin palautus puhelinnumeroksi uuden sihteerin numeron. Tämän jälkeen uusi sihteeri kirjautuu sisään, vaihtaa salasanan ja kytkee kaksivaiheisen kirjautumisen päälle käyttäen omaa älypuhelintaan.
Hallituksen yhteinen postituslista
Hallituksella on käytössään Google Groups sähköpostilista. Kaikki listalle lähetetyt viestit lähetetään kaikille listalla oleville osoitteille. Vastaukset listan sähköpostiviesteihin lähetetään kaikille listan jäsenille. Sihteerin tehtävä on hallinnoida listan jäseniä (hallituksen jäsenet) sekä kirjoittaa pöytäkirja keskustelusta silloin kun hallitus pitää sähköpostikokouksen listan välityksellä.
Listan hallinnointi tapahtuu osoitteessa: https://groups.google.com johon kirjaudutaan utransiirtolapuutarha@gmail.com tilillä. Sihteeri hallinnoi listaa em. osoitteella, mutta lähettää omat viestinsä omalla henkilökohtaisella osoitteellaan listalle.
WhatsUp ryhmä (Utran siirtolapuutarhan luottarit)
Sihteeri hallinnoi tätä WhatsUp ryhmää, lisää ja poistaa jäseniä. Lista on vapaamuotoisempi puutarhan luottohenkilöiden lista. Jäseninä pidetään kaikki hallituksen jäsenet sekä toimihenkilöt + mahdollisesti muut puutarhallla aktiivisesti toimivat jäsenet.
Facebook sivut
Sihteeri hallinnoi virallista Utran siirtolapuutarha Facebook sivua. Yhteystiedot on pidettävä ajan tasalla ja jos yhdistykseen otetaan yhteyttä tätä kautta, niin sihteeri vastaa että viestiin lähetetään vastaus.
Google Drive
Tämä utransiirtolapuutarha@gmail.com tili on omistajana yhdistyksen Google Drivellä, johon sihteeri tallentaa KAIKKI yhdistyksen tulevat ja menneet dokumentit, kuitit ja muut. Dokumenttien omistajana pitää olla utransiirtolapuutarha@gmail.com . Sihteeri voi jakaa oman harkintansa mukaan luku- ja kirjoitusoikeuksia näihin dokumentteihin. Sihteeri hallitsee kenellä on pääsy lukemaan tai muokkaamaan näitä dokumentteja.
Sihteeri mm. jakaa vähintään lukuoikeuden virassa olevalle puheenjohtajalle. Tilikauden päättyessä sihteeri luo Drivelle uuden kansion kyseistä vuotta varten. Tosite kansio ja jäsensuoritukset taulukko on perinteisesti jaettu tilitoimiston kanssa, jolloin heillä on ajantasainen tieto ja tositteet tilinpäätöstä varten (Sihteeri siis skannaa kaikki tositteet ja tallentaa ne omaan kansioonsa).
Kotisivut
Yhdistyksen kotisivut löytyvät osoitteesta https://www.utransiirtolapuutarha.com. Sihteerin tehtävä on ylläpitää sisältöä (teksi ja kuvat). Sivuston tekninen ylläpito ja tekniikan päivitys tapahtuu palveluntarjoajan toimesta. Kotisivupalveluntarjoaja auttaa ja ohjeistaa sihteeriä ongelmatilanteissa:
Kotisivupalveluntarjoaja on 2021 alkaen:
Merisaari Design tmi.
Lauri Merisaari
lauri@merisaari.com
Sihteeri päivittää kotisivuille kaiken sisällön tapahtumat, yhteystiedot, ohjeet jne. Kotisivut ovat ensisijainen paikka yhdistyksen jäsentiedotukselle. Kaikki tieto ja ohjeet päivitetään ensin kotisivuille ja sitten tulostetaan tarvittaessa ilmoitustauluille.
Sihteeri luo tunnukset kotisivuille yhdistyksen jäsenille, jotta jäsenet pääsevät kirjautumaan sivuille. Jäseniä varten sivuilla on yhdistyksen dokumenttiarkisto sekä yhteystietojen päivityslomake. Sihteeri myös poistaa tunnukset niiltä, jotka eivät ole enää jäseniä. Kotisivuilta ei voi suoraan rekisteröityä jäseneksi, vaan sihteeri luo aina käsin uudet tunnukset. Sivuilla on jäsenen liittymis- ja eroilmoitus lomakkeet, jotka lähettävät sisällön utransiirtolapuutarha@gmail.com osoitteeseen.
Jäsenrekisteri
Sihteeri ylläpitää jäsenrekisteriä. Jäsenten yhteystiedot sekä palstalaisten määrä merkitään rekisteriin aina kun niihin tulee muutoksia. Yhteystietomuutokset tulevat sähköpostilla yhdistyksen kotisivujen lomakkeelta. Yhteystietomuutoksia voi myös tulla suoraan sähköpostilla tai muilla yhteydenottotavoilla. Jos rekisterin yhteystiedoista puuttuu jotain niin sihteeri yrittää parhaansa mukaan saada haltuunsa puuttuvat tiedot. Yhteystietojen ilmoittaminen yhdistykselle kuuluu jäsenen velvollisuuksiin.
Sihteeri myös pysyy ”hereillä” kun alueelta joku mökki vaihtaa omistajaa. Uudelta jäseneltä pyydetään yhteystiedot (Mikäli uusi omistaja haluaa liittyä jäseneksi) ja vanhan jäsenen tiedot arkistoidaan tietosuojaselosteen käytännön mukaan.
Jäsenrekisteriä pidetään yhdistyksen kotisivuilla sekä käsin täytettävää kopiota Google Drivellä. Sihteeri pitää huolta siitä, että rekisteristä ei tehdä kopioita eikä yhteystietoja jaeta tai julkaista perusteettomasti missään muualla.
Huoltovuoro lista
Sihteeri pitää jäsenrekisterin yhteydessä tietoa siitä milloin jollain mökillä on viimeeksi ollut huoltovuoro. Kevällä tiedoista sihteeri luo tiedoista kesän huoltovuorolistan sen mukaan millä mökillä on eniten aikaa kulunut edellisestä huoltovuorosta.
Puutarha-alueen kartta
Kun alueelle rakennetaan uusia mökkejä (tai puretaan) piirretään uusi mökki OpenStreetmap palveluun oikeaan paikkaan, jonka jälkeen uuden mökin sijainti lisätään kotisivuilta löytyvään karttaan. Lisäksi lisätään mökki tarralla Hevostallin kulmalla olevaan puutarha-alueen karttaan. Sihteeri säilyttää karttaan valmiiksi teetettyjä mökkitarroja. (Lauri Merisaari, auttaa tarvittaessa)
Tietosuoja käytäntö ja seloste
Jos jäsenrekisterin ylläpito tai julkaisu käytäntöön tehdään muutoksia, niin sihteeri päivittää muutoksen jälkeen tietosuojaselosteen. Ja merkitsee siihen päivämäärän ja huomautuksen mitä on muutettu ja milloin. Rekisteriseloste löytyy kotisivuilta. Katso. tietosuoja
Kevätkirje
Sihteeri saa puheenjohtajalta perus tekstiosan kevätkirjettä varten. Tämä on yleensä vapaamuotoinen jäsenistön tervehdys. Sihteeri muotoilee tämän jälkeen kevätkirjeen ja lisää siihen tarvittavat liitteet mm. tapahtumakalenteri ja maksuohjeet seuraavalle kaudelle jne. Kevätkirje lähetetään keväällä ajoissa ennen vuosikokousta, jotta kirjeen yhteyteen voidaan samalla liittää vuosikokouskutsu. Kirjeeseen kannattaa liittää tieto mahdollisista muutoksista maksuihin, jotka vuosikokous päätää.
Tämän jälkeen sihteeri tulostaa kaikki kevätkirjeet ja postittaa ne jäsenistölle.
Käytän kirjeiden tulostamiseen ohjelmaa, joka tulostaa kirjeen vasempaan kulmaan jäsenen nimen ja osoitteen. Näin jokaisesta kirjeestä tulee yksilöllinen ja voin käyttää ikkunallisia kirjekuoria postituksessa, mikä nopeuttaa huomattavasti työtä.
Lauri Merisaari, sihteeri 2019, 2020, 2021
Maksujen kirjaaminen
Aina kun yhdistyksen tilille tulee jäseneltä suoritus, niin sihteeri merkitsee tämän ylös ja erittelee. Drivellä on vuosittain luotu oma taulukko, johon on merkattu mitä kukakin on maksanut ja milloin. Jäsenet voivat maksaa esim yhdellä kertaa talkoo- ja jäsenmaksun.
Sihteeri siis pitää kirjaa, että jäsenet maksavat kaikki maksunsa. Sihteeri pitää myös huolta siitä, että kukaan ei maksa liikaa. Osa jäsenistä on vapautettu jostain maksuista ja tämän päättää aina vuosittain vuosikokous. Talkoovastaava toimittaa syksyllä viimeisten talkoiden jälkeen listan talkoosuorituksista, jonka jälkeen sihteeri voi verrata niitä maksettuihin talkoomaksuihin.
Ennen tilikauden päätöstä maksamattomat maksut merkitään listaan ja lähetetään tilitoimistolle, joka merkitsee ne siirtosaamisiksi seuraavaa vuotta varten.
Tilinpäätös ja kirjanpito
Yleensä elokuun lopulla on pyydetty välitilinpäätös tilitoimistolta. Tästä nähdään suuntaa antavasti tuleva taloustilanne. Ennen välitilinpäätöstä ja tilinpäätöstä sihteeri pitää huolen että kaikki tositteet on tilitoimiston käytettävissä. Jos sihteeri on tunnollisesti kaikki tositteet ja laskut skannannut ja tallentanut Drivelle tositteet kansioon, niin riittää kun kansion lukuoikeudet jaetaan tilitoimiston kanssa. Tilitoimisto pystyy tekemään tilinpäätöksen näiden sähköisten dokumenttien pohjalta.
Sihteeri myös valvoo, että tilitoimisto tekee kirjanpidon oikein ja niin, että se on tarkoituksenmukainen yhdistyksen toimintaa ajatellen. mm. tilikartta. Sihteeri valvoo myös tilitoimiston toiminnan laatua ja hintaa yleisesti sekä raportoi hallitukselle.